ONE MINUTE MANAGER
TRAINING
There are three main attributes in order to be a professional situation leader, which are:
يوجد ثلاث مهارات أساسية يجب ان يتعزز بها متخذ القرار لكي يصبح قرارة ذو احترافية .
* FLEXIBILITY. * المرونة.
* DIAGNOSIS. *التحليل او التشخيص.
CONTRACTING FOR LEADERSHIP STYLE.التدعيم بأساليب القيادة . *
THERE ARE FOUR LEADERSHIP STYLES
1. DIRECTING التوجيه 2. COACHING التعليم
3. SUPPORTING التدعيم 4. DELEGATINGالتفويض
FIRST: DIRECTING أولا : التوجيه
The term DIRECTING can be defined as a manager being able to conduct people correctly and efficiently through explaining to them:
يمكن تحديد مدة التوجيه منذ بدا المدير فى إدارة العاملين و مدى نجاحه وفاعليته فى توضيح المهام الأساسية لهم وهى تشتمل:
* What to do.* ماذا يفعل .
* When to do.* متى يفعل .
* Where to do.* أين يقوم بالفعل .
* How to do a specific task.* كيف يقوم بفعل عمل محدد.



Thus, in order to do so, a manager will need to implement certain managerial skills, some of which include:
وهكذا ، لاتخاذ القرار و إعطاء الأوامر يحتاج المدير الى تطبيق قواعد ومهارات إدارية محددة ، والتي تشمل :
STRUCTURE بناء فريق العمل
In which a manager builds a structure of employees that will help him in implementing his goals and objectives.
نجد ان المدير عند بناء الفريق يجب الوضع فى الاعتبار ان هؤلاء العاملين هم الذين سوف يطبق من خلالهم النظم وكذلك تحقيق الأهداف الموضوعة .
CONTROL التحكم
Here, the manager controls every process and every task personally because he is the only person in-charge and is responsible for the results.
يجب على المدير التحكم فى كل العمليات والمهام الموكلة لكل فرد ،وذلك لانه هو الشخص الوحيد المسئول و المحاسب عن النتائج .
SUPERVISE الإشراف
The last skill needed is for the manager to supervise the employees to assure that everything is being done, as it should be.
أخر واهم المهارات للمدير هى الأشراف على العاملين ، وذلك للتأكد من ان كل شىء على ما هو يجب ان يكون علية .




SECOND : COACHING ثانيا : التعليم
The process of COACHING can be defined as the practice of increasing supportive behavior. To move from DIRECTING to SUPPORTING a manager has to increase the amount of supportive behavior, but it happens that people begin to learn how to support themselves, and thus, they move directly to supportive behavior in which the amount given by the manager decreases.
ان عملية التعليم يمكن ان نحددها فى عملية الممارسة العملية للعمل نفسه ، وذلك لتدعيم السلوك و الاداء وتحويل الأسلوب فى الإدارة من التوجيه الى التدعيم ،وعلى المدير تدعيم هذه المرحلة ، وذلك لان فى هذه المرحلة يبدا العاملين التعلم كيفية تدعيم أنفسهم .وهكذا يتم التحول مباشرتا الى السلوك التدعيمى بقدر إعطاء المدير ودعمه .
THIRD: SUPPORTINGثالثا: التدعيم
A supportive behavior can be defined as developing personal relationships. It is characterized by neutral trust and respect, and it extends to such issues as:
السلوك التدعيمى يمكن تحديده بأنه يعمل على تطوير العلاقات و الصداقات بين الأفراد ، وهو يصور بالثقة و احترام الطبيعي المتبادل الذي يعمل على تبسيط أداء العمل .
Listen to your associates.* استمع جيدا الى العاملين معك ومشاركينك العمل .
Support them.* دعم أداء العاملين معك. .
Encourage them..* شجع العاملين معك
* Facilitate their missions. * سهل المهام لهم قدر المستطاع .





CHARACTERISTICS OF SUPPORTIVE BEHAVIOR سمات السلوك التدعيمى
PRAISEالتقدير
This process involves that a manager has the ability to reward employees for outstanding performance.
هذه العملية يتم استخدامها من قبل المدير التى تتوافر لدية صلحيه المكافأة للعاملين وتكون هذه المكافأة عن أداء متميز غير متوقع من أحد العاملين وشرطة ان يكون وقتي ( فى الحال).
LISTENالاستماع
In this process the manager carefully listens to employees to identify their problems and other barriers.
يجب على المدير ان يقوم بعملية الاستماع بعناية الى العاملين معه وذلك لتحديد مشاكلهم و العوائق التى تواجههم داخل وخارج العمل .
FACILITATE التسهيلات
In which a manager seeks every way to simplify the tasks required from employees, so that they can perform them efficiently.
يسعى دائما المدير بتبسيط العمل وتسهيله بشتى الطرق و الوسائل ، وذلك لتيسير المهام المطلوب أدائها من العاملين ، حتى يمكنهم إنجاز هذه المهام بشكل فعال ودقيق .

FOURTH: DELEGATINGرابعا : التفويض
The process of DELEGATING takes place when the manager has complete confidence in his staff’s ability to take responsibility, and at the same time, the staff members have self-confidence in their skills to perform the required duties effectively.
تأتى مرحلة التفويض عندما يتيقن المدير بان العاملين لدية ، لديهم القدرة و الثقة الكافية على تحمل المسئولية ،وفى نفس الوقت يكون لديهم الثقة الكاملة بالمهارات الإدارية للقيام بالعمل بالفاعلية و المهارة المطلوبة .
DELEGATING happens when the leader is charged with some duties, then he removes it to his staff members to be fully implemented by them including the responsibility of any mistakes.
التفويض يحدث عندما يفوض احد من العاملين بتحمل مسئولية العمل او جزء منه ،اى بتحويل العمل من مطبق ومنفذ للأوامر الى مسئول و محاسب عن الأخطاء و المخالفات مع إعطاء الأوامر للعاملين .

THE DECISION MAKING PROCESSعملية اتخاذ القرار
In the decision making process, the leader first directs the decision by himself, then as he moves from directing to coaching, the amount of followers’ involvement increases, but he is still the responsible. In the third phase the ball is in the followers’ court as they support themselves and have the decision making abilities. In delegating, they are really decision-makers involving the process of taking proper decisions and implementing them.
فى بادئ الأمر يقوم المدير باتخاذ القرارات بشكل فردى ، وبعد ذلك يتم تحويل هذا الأسلوب المباشر و الفردي فى اتخاذ القرار الى الأسلوب الثاني وهو التعليمي وذلك مع استمرارية انه المسئول الأول عن العمل ،اما فى الحالة الثالثة يتم إعطاء صلاحيات اكثر للتابعين فى تدعيم أنفسهم وذلك لوجود القدرة على اتخاذ القرار بأنفسهم ،اما بالنسبة للمرحلة الأخيرة وهى التفويض فى العمل و اتخاذ القرار يرجع الى مدى تفهمهم للعمل و القدرة على عملية اتخاذ القرار المناسب و القيام بتطبيقه بالشكل الصحيح .









THE CHARACTRISTICS OF LEADERSHIP STYLES.سمات أساليب القيادة الأربعة

DIRECTINGالتوجيه COACHINGالتعليم
S1 S2
High Directive High Directive Low Supportive High Supportive
توجيه عالي توجيه عالي تدعيم عالي تدعيم اقل


DELEGATINGالتفويض SUPPORTINGالتدعيم
S4 S3
Low Supportive High Supportive
Low Directive Low Directive
تدعيم عالي تدعيم اقل توجيه اقل توجيه اقل






Directing is characterized by giving orders then receiving feedback, therefore, orders should be (1) clear, (2) specific, (3) precise, and (4) concise. The leader is also responsible when giving orders to show (1) what to do, (2) when to do, (3) where to do, and (4) how to do, on the basis that the follower will firmly execute these orders.
سمات الأسلوب الأول فى القيادة وهو التوجيه ، هو عبارة عن إعطاء الأوامر واستقبال ردود الأفعال ؛ ولذلك نجد ان الأمر يجب ان يكون (1) واضح ,(2) محدد ,(3) دقيق ,(4) موجزة .
ونجد ان القائد هو المسئول عند إعطاء الأوامر فى هذه المرحلة ويجب علية توضيح كلا من الآتي فى آلا ،(1) ماذا تفعل ،(2) متى تقوم بالفعل ,(3) أين تقوم بالفعل ,(4)كيف تقوم بالفعل ؛أي الالتزام الكامل من العامل بإنجاز العمل كما طلب منه دون زيادة او نقص.
In Coaching you tell people what to do, but you also listen to them, you support them, because you are still in-charge. In other words:
Finding Roles & Listening to People Open Communication
فى مرحلة التعلم تقوم بأخبار العاملين ماذا يفعلون أيضا ولكن فى نفس الوقت تستمع لآرائهم ؛وأيضا تقوم بتدعيمهم وذلك لانك مازلت المسئول عن العمل ، اى انك تجد الأدوار لكل فرد وتستمع لهم من خلال الاتصال المباشر .
As for Supporting , a leader should listen, support and be with the other person. Followers should understand the goals of the company, how to implement it, how they fit in, and how they benefit from the company.
فى حالة التدعيم يمكن الاستماع و التدعيم ولكن بقدر اقل من المرحلة السابقة وذلك لان العاملين قد تفهموا ما هو مطلوب تحقيقة وما هو هدف الشركة وكيفية تطبيق ذلك من خلال معرفة دور كل واحد منهم فى العمل لتحقيق الفائدة للشركة .
In Delegating you are assigning very important tasks to your subordinates based on your experience of their potentials.
فى مرحلة التفويض تبدا فى نسب المهام الهامة و الحيوية الى العاملين لديك او منفذي العمل و الاعتماد على خبرتهم المكتسبة من التطبيق العملي فى العمل وثقتك بهم .






ONE VERY IMPORTANT RULE IS THAT THERE IS NO BEST LEADERSHIP STYLE
BUT ALL IS BASED ON THE SITUATION
لا نستطيع أن نقول يوجد أسلوب قيادة واحد هو الأفضل ولكن يتم اتباع الأسلوب المناسب حسب الموقف و المرحلة

PART II DIAGNOSISالتحليل او التشخيص
Diagnosis means that you use the proper management style in what situation? OR it is matching the appropriate leadership style with the development levels. Thus you should think first before acting following this sequence:
التحليل او التشخيص يعنى استخدام الأسلوب المناسب من أساليب الإدارة حسب الموقف و الوضع ، او هى عبارة عن مزيج من أساليب الإدارة المتخصصة التى تتناسب مع المستوى التطويري فى مراحل الأعداد ،وهكذا يجب التفكير اولا قبل تتبع هذه الخطوات لعمل قائد .
READY AIM FIRE (EXECUTE)
Based on the previous steps, you should always remember that:
WHEN YOU GO SLOW, YOU GO FASTER
Here, it is important to note that people performance depends mainly on 2 aspects, which are their competence and their commitment.
وهنا نجد ان أداء العاملين فى هذه المرحلة تعتمد على مظهرين أساسيين هما:- الكفاءة و التعاهد و الابداع .








COMPETENCEالكفاءة


KNOWLEDGEالمعلومة EXPERIENCEالخبرة
You know what the job is. You know what you are doing.
هو معرفة ماذا تفعل هو معرفة ما هو العمل ومتطلباته




COMMITMENTالإبداع


CONFIDENCEالثقة MOTIVATIONالتحفيز
You are assured that You have the enthusiasm
you can do the job Well-done. and interest to do the job.
وجود الحماس و الرغبة فى أداء العمل وجود الثقة و الاستطاعة بأداء العمل على الوجه الأكمل








DEVELOPMENT LEVELSمستويات التطوير
Based on the previously mentioned aspects of people performance, it can be broken down into the following development levels:
يعتمد على مظهر أداء العاملين من قبل أثناء العمل ، و يمكن تقسيم ذلك فى اتباع مستويات التطوير لكل مرحلة وهى : -
D1 D2
Low Competence Some Competence
High Commitment Low Commitment
كفاءة اقل كفاءة محدودة
إبداع اقل إبداع عالي
They are all excited but they they have some experience to
Do not know what to do the job but their skills are Not tremendous
They are called They are called
Enthusiastic Beginners disillusion learners
يوجد بعض الخبرة فى العمل ولكن يوجد إقبال على العمل ولكن بدون المهارة ليست بالقدر الكافي علم كافي عن العمل ( متحمس )

D4 D3
High Competence High Competence
High Commitment Variable Commitment
كفاءة عالية كفاءة عالية
إبداع متغير إبداع عالي
You can let them run with the they have all skills necessary but
Ball . variable commitment that varies from time to time.
توجد جميع المهارات الأساسية و الضرورية يمكن عمل تفويض كامل عن العمل. ولكن يوجد إبداع متغير غير ثابت من وقت الى أخر. لوجود كفاءة عالية و إبداع عالي .
FROM THE PREVIOUSLY MENTIONED DEVELOPMENT LEVELS,
A LEADER SHOULD DEAL WITH EACH ONE OF THEM SPARATELY USING:
ONE PROPER LEASERSHIP STYLE
فيما سبق قد أشرنا الى مستويات التطوير ، وعلى القائد ان يقدر ويبحث فى كل شخص على حدي عن الأسلوب المناسب له من أساليب القيادة السابقة .


MATCHING LEADERSHIP STYLES
WITH DEVELOPMENT LEVELS
مزج مستويات التطوير بأساليب القيادة
You should remember that the relationship between leadership styles and development levels is that the leader provides for the follower what the follower can not provide for himself.
يمكنك ان تتذكر العلاقة بين أساليب القيادة و مستويات التطوير التي يجب ان يزود بها القائد ويتبعها ، مع الأخذ فى الاعتبار عدم استطاعته فى تزويد نفسه بما يحتاجه للتطوير من نفسه.








الأسلوب الأولS1 = D1 مستوى التطوير الأول
AS THE FOLLOWERS WILL CERTAINLY NEED DIRECTION FROM THEIR LEADER ON EVERY STEP BEFORE IMPLEMENTATION.
فى هذه المرحلة يحتاج التابعين ( العاملين ) دون شك الى التوجيه من خلال أوامر من المسئول المباشر عنهم وذلك قبل تطبيق كل خطوة من الخطوات أثناء العمل.
الأسلوب الثاني S2 = D2 مستوى التطوير الثاني
IN THIS STEP COACHING IS THE BEST STYLE SINCE FOLLOWERS WILL SEEK DIRECTION PLUS SUPPORTING FROM THE LEADER.
فى خطوة التالية نجد ان التعليم هو افضل الأساليب المتبعة من الأساليب الأربع ،حيث يكون العاملين يعملون من خلال التوجيه المباشر تحت تدعيم القائد .
S3 = D3
HERE THE FOLLOWERS NEED SOMEBODY TO LISTEN TO THEM AND WHICH CAN MAKE THEM CONFIDENT AND MOTIVATED
فى هذه المرحلة يحتاج العاملين الى من يستمع لهم ، ويقوم بعمل تحفيز لهم ودعمهم بالثقة فى أدائهم .
S4 = D4
IN THIS FINAL STAGE, ALL THE FOLLOWERS NEED IS TO BE DELEGATED SINCE A LEADER CAN REALLY LET THEM RUN WITH THE BALL.
فى المرحلة الأخيرة ، نجد أن جميع العملين يحتاجون الى عملية التفويض الكامل وذلك منذ استطاعة القائد الجديد قيادة عجلة العمل بشكل فعلى و حقيقي .
BUT WHAT HAPPENS IF YOU DON’T MATCH DEVELOPMENT LEVEL WITH LEADERSHIP STYLE.
ألان ماذا يحدث إذا لم نقوم بمزج أساليب القيادة بمستويات التطوير .
```````````````````````````````````````````````````````````````````````````
IN THIS CASE MISMATCHES HAPPENفى حالة عدم المزج سوف يحدث الأتي:
There are two types of mismatches, which are:سوف نكون أمام أمرين وهم :
OVERSUPERVISION UNDERSUPERVISION
الأشراف الغير كافي الأشراف الزائد

In which a leader gives people In which a leader turns over
more than they really need. Responsibility to people who are not ready.
فى هذه الحالة سوف يقوم القائد بتحويل فى هذه الحالة نجد ان القائد يعطى
المسئولية على من لا يصلح للقيادة ، العاملين لدية اكثر من احتياجاتهم
التنصل من المسئولية والقائها على من اى تكليف بأعمال اكبر . هو غير اهل لها .


THE RESULT النتائج THE RESULTالنتائج
Followers want you off their backs. Insufficient performance
أداء ناقص ( غير مرضى ) العاملين يحتاجون إليك دائما فى العمل اى
عدم الاستطاعة فى إنجاز العمل بمفردهم.
SO و لذلك تكون النتيجة هى SO


FAILURE إخفاق ( فشل )

ONE IMPORTANT FACT REGARDING THESE TWO MISMATCHES IS THAT:
يوجد حقيقة هامة تتعلق بعدم المزج فى الحالتين


IF YOU OVERSUPERVISE YOUR PEOPLE:
فى حالة الأشراف الزائد على العاملين تكون النتيجة الحتمية هى :
YOU ARE FRUSTRATING THEM عمل إحباط لهم في العمل
IF YOU UNDERSUPERVISE YOUR PEOPLE:
فى حالة الأشراف الغير كافي تكون النتيجة هى :
YOU ARE FRUSTRATING YOURSELFعمل إحباط وخيبة أمل لنفسك
REMEMBER: when under supervision is done, all you have to do is to get back to coaching and then redirect.
تذكر : متى تم اتباع حالة الأشراف الغير كافي ، كل ما يمكن عملة لتصحيح الموقف هو الرجوع الى أسلوب التوجيه وبعد ذلك يوجه وجه جديد لذلك .
PART III CONTRACTING FOR LEADERSHIP STYLE:
التطبيق لأساليب القيادة.
As a definition CONTRACTING can be defined as Agreeing with people and how you are going to operate them in a way that helps them to win.
ويمكن تعريف التطبيق او التعاقد مع أساليب القيادة بأنه ، هو عملية اتفاق من قبل العاملين معك فى إنجاز العمل على أسلوب او الطرق الذي يصل بهم النجاح فى العمل.

THIS PHASE STARTS WITH CLEAR GOAL SETTING
هذه الحالة تبدا بوضع الهدف بشكل واضح .
When Setting Goals, You Need To Be Sure That The Performance Standard Is Clear. Therefore:
عند وضع الهدف ، يجب عليك ان تأخذ فى الاعتبار معايير الاداء الواضحة ، ولذلك :
IF YOU CAN NOT MEASURE IT, YOU CAN NOT MANAGE IT.
لو لم تستطع معايرة الهدف ، لا يمكنه ادارتة.
THE GOLDEN RULEالقاعدة الذهبية
WHO HAS THE GOALS, WHO SETS THE RULESمن يكون له هدف ، يكون له قاعدة فى العمل
THERE ARE SOME ROUND GOALS, SUCH AS QUALITY, SERVICE, SAFETY, AND OTHER KINDS OF THINGS, IN WHICH THE GOLDEN RULE IS A NECESSITY.
توجد بعض الأهداف الصريحة و الأساسية ، مثل جودة الخدمة و الآمن و الأمان ؛ وهى تعتبر من القواعد الذهبية و الضرورية فى العمل .

In contracting, you sit with people and analyze their development levels, therefore, they have to be aware of situational leadership.
فى مرحلة التطبيق ، يجب وضع وتحليل مستويات التطوير مع العاملين معك ، ولذلك يجب ان يكونوا على علم بمواقعهم القيادية حسب المرحلة التطويرية .



TRAINING TO BE A WINNERالتدريب من اجل النجاح و الفوز
In order to be a winner trainer or leader, you have to follow 5 main steps, whose are:
الأمر الذي يجعلك مدرب ناجح او قائد ناجح هو اتباع الخمس خطوات الأساسية لذلك ، وهى :
TELL اخــــبــــر your followers what to do and the major area of responsibility. كل عامل بعمله الذي يختص به و المكان الذي يتحمل مسئوليته بالكامل. اخبر
SHOW اعرض them what to do, this means the performance standard. اعرض ماذا سيفعلون ، وهذا يعنى الاداء السليم و الثابت .
LET THEM TRY. But not all alone اجعلهم يحاولون بأنفسهم ولكن تحت إشرافك
4.OBSERVE لاحظ وانتبه performance. But do not disappear. للأداء ولا تغب عنهم ؛ لاحظ من بعيد .
PRAISE progress.عملية التقدير للأداء.









CONTRACTING INCLUDES 4 STEPS
مراعاة أربع خطوات فى عملية التطبيق
Agree on goals, first separately, then come together with your followers to make sure that you agree on key performance areas and performance standards.
التوافق مع الهدف و الانتماء أولا ؛ وبعد ذلك يأتى دورك مع العاملين من التأكد من توافق الهدف مع مفاتيح الاداء الفعال و الثابت فى منطقة العمل ،لإنجازه بالشكل المطلوب .
Agree on Developing, Commitment, and Competence of the person in each goal and objective.
التوافق فى مستوى التطوير ، الكفاءة ، الثقة فى النفس فى إنجاز الهدف الفردي او الجماعي.
Agree on leadership style.
التوافق فى أسلوب القيادة ، وعدم وجود فوارق كبيرة فى المستوى .
Do not get stuck - with one leadership style you agreed upon.
لا تقوم باتخاذ أسلوب واحد من أساليب القيادة يتفق معك وإهمال باقي الأساليب .
To put it all together, remember that:يجب وضع كل هذا فى الاعتبار ، وتذكر ان :







GOOD PERFORMANCE IS A JOURNEY, NOT A Destinationالاداء المتميز هو إعلان عن نفسك وليس غرض
THEREFORE ولذلك
FOR A MANAGER, IT IS IMPORTANT NOT WHAT HAPPENS WHEN HE IS THERE, BUT WHAT HAPPENS WHEN HE IS NOT THERE.
يجب ان يعلم المدير أن المهم ، هو ليس ما يحدث أثناء تواجده ولكن الأهم هو ما يحدث أثناء عدم تواجده .
وهذا يوضح حسن القيادة المزج السليم لمستويات التطوير مع أساليب الإدارة بشكل صحيح وفعال حسب احتياجات و قدرات العاملين.