العملية الربحية
Profitability process
‘
In Fast Food Operation




PROFITABILITY PROCESS
العملية الربحية


أن علم المحاسبة تم وضعه أساسا لبيان الربح و الخسارة profit & loss و يرمز لها ب p&L و ذلك خصم التكاليف بنوعيها الثابتة / المتغيرة من المبيعات لنفس المنتج --- و إذا كان الربح هو هدف أي عملية محاسبية فان الربح يقوم على طرق ثلاث حسب طبيعة العملية نفسها .



إذا كان هناك سيطرة على التكاليف فان الربح يقتضي زيادة المبيعات -raise sales & maintain cost
إذا كان هناك تحقيق للميزانية الموضوعة بواسطة الإدارة فان الربح يقتضي تخفيض التكاليف.-maintain sales .lower cost
أما افضل طريقة لتحقيق أعلى ربح هي اذا ما استطعنا زيادة المبيعات و تخفيض التكاليف -raise sales. Lower costs

حساب التحكم في التكاليف cost control


أشرنا سابقا ان العملية المحاسبية تقوم على تكاليف و أرباح و التكاليف تأتى في صورتين او شكلين أساسين

التكاليف الثابتة fixed
التكاليف المتغيرة variable

Aأذن فما هو الفرق بينهما و ماهى الطرق المثلى للسيطرة على تلك التكاليف ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

Variable costs التكاليف المتغيرة

هي تلك التكاليف التي تتأثر قيمتها بالمبيعات ارتفاعا أو انخفاضا و تنقسم إلى نوعين من التكاليف المتغيرة ( مباشرة / غير مباشرة ).

- التكاليف المباشرة المتغيرة Directly

و من أمثلتها
النسبة المدفوعة royalties
الإعلانات التجارية advertising
تكاليف الأغذية و المشروبات food & beverage cost
تكاليف توصيل الطلبات إلى المنازل delivery cost
- التكاليف شبة المتغيرة semi

و من أمثلتها
تكاليف رواتب العاملين lobar cost
تكاليف المكافاءت bonus


Fixed cost التكاليف الثابتة


اما التكاليف الثابتة فهي تلك التكاليف التي يتم وضعها محددة و مسبقا و لا علاقة لها بالمبيعات و أيضا تنقسم ألي تكاليف ثابتة وشبة ثابتة



أما التكاليف الثابتة فهي :-
الاهلاكات الخاصة بالمعدات و الماكينات depreciation
الإيجارات rent
التامين على المطعم store insurance


و التكاليف شبة الثابتة هي تلك التكاليف التي تدفع بصورة منتظمة و لكنها تتأثر نسبيا بالمبيعات / وساعات العمل و منها

مصاريف التليفونات
الضرائب
3- الكهرباء – المياه – الغاز





























Food cost
تكاليف الأغذية

أن أهم أنواع التكاليف التي يجب أن نحرص على السيطرة عليها هي تكاليف الأغذية و نسبتها ألي المبيعات

و نستعرض ألان كيفية حساب التكاليف بالنسبة للأغذية



خطوات حساب التكاليف

1- بضاعة أول المدة + الاستلامات خلال الشهر _+ تحويلات من والى المطعم = أجمالي
2- الإجمالي – الجرد الشهري = المستخدم
3- المستخدم x السعر آلافترادي للوحدة = تكاليف نقدية

4- تكاليف نقدية
مبيعات نقدية 100 = نسبة التكاليف %



1- beginning + receiving + transfer in / out = total
2- total - monthly inventory = used
3- used X unit price = cost many

4- cost
net sales 100 = food cost per percentage %




و نحن في مجال الأغذية و المشروبات لابد أن نضع نصب أعينانا هذه النسبة المحددة و عدم تجاوزها لانه بحسبة بسيطة إذا ما كان هناك تجاوز في نسبة الأغذية و المشروبات و لو بنسبة 1 % فقط و كانت مبيعات هذا المطعم 30000 ألف جنية شهريا فان هذا يعنى

أن
30000 X 30 يوم X 1% = 9000 خسارة شهرية للشركة و هذا يدفعنا ألي ضرورة معرفة أسباب ارتفاع تكاليف الأغذية و محاولة السيطرة عليها قدر المستطاع
و ترجع ارتفاع نسبة التكاليف إلى الأحد الأسباب الآتية :-








Ten Point Effecting In Food Cost
عشر نقاط أساسية تؤثر في التكاليف

الطلبيات requisition & receiving procedure
الهالك waste
السرقة theft
الطلبات الخطاء / و المشكوك فيها bad order
الأوزان portioning
أسعار البيع selling price
أسعار المصنع factory price
أنواع المنتج المباع product mix
التخزين الخطاء bad storage
وجبات العاملين staff meal
و ألان سوف نستعرض سويا كل عامل من تلك العوامل السابقة

الطلبيات و الاستلام requisition & receiving
ان طلبية احتياجات المطعم تخضع لعملية حسابية بحتة تستدعى من مدير المطعم ان يكون على دراية كاملة بالمبيعات المتوقعة / الاستهلاكات الخاصة بالمواد الخام – نوعية الطلبات و نسبتها – أجمالي الأصناف . و لن تتوافر هذه المعلومات لدى مدير المطعم ألا بالتحاليل المستمرة للمطعم
و التحاليل هنا لابد ان تشمل متوسط الاستهلاك من المواد الخام لنفس الفترة لعدد 3 أسابيع ماضية مضاف أليها توقعات الزيادة والمبيعات ويجب أن نراعى الأتي عند تسجيل الطلبية
توقعات البيع
العروض الخاصة ( أن وجد )
الصلاحية و مدتها
المواسم و المناسبات و الأعياد
أحجام المخازن و السعة التخزينة له
عدد مرات التوصيل فى اليوم الواحد / الأسبوع الواحد / الشهر الواحد
المناسبات و العروض السابقة
المبيعات المجمعة ( شركات / مدارس / بنوك ) out side catering

الاستلامات receiving
أننا عندما نقوم بالتوقيع على استلام المواد الخام فأننا في حقيقة الأمر نوقع بالاستلام على قيمة هذه المواد النقدية التي سوف يتم احتسابها على المطعم – لذلك يجب ان نراعى العوامل التي من خلالها نستطيع استخدام هذه المواد كاملة دون أهلاك أي منها للفساد او انتهاء الصلاحية مع مراعاة

مطابقة الفواتير مع البضائع
تطبيق أسس استلام المواد الخام الغذائية من جافة / مبردة / مجمدة / كما درسنا سابقا
يتم التصحيح بنفس الفاتورة إذا كان هناك خطاء ما – أو مواد تم إرجاعها ألي المصنع
إذا كان هناك اختلاف يجب الرجوع ألي المسئول فورا
اهتم بعملية تحويل أي مواد خام من و ألي المطعم
2 الهالك waste
ان هالك المنتجات يلعب دورا أساسيا فى السيطرة على تكاليف الأغذية و خاصة الفساد spoilage -- و نستطيع التحكم فى هذه العملية اذا ما اتبعنا الأتي :-
التمسك بقاعدة ما يرد أولا يصرف أولا FIFO
تنظيم الثلاجات حسب أقدمية وصول المواد الخام walk in cooler
لا تطلب اكثر من الاحتياجات بشرط أن تحافظ على وجود جميع المواد الغذائية طوال الوقت don’t be running out
احتفظ بالمواد الخام الغذائية داخل الثلاجة طول الوقت و إثناء التحضير خارج الثلاجة يجب الإسراع قدر المستطاع لاعادة المنتج بعد التحضير ألي الثلاجة أو استخدامه استخدام مباشر
مراقبة الثلاجات و تسجيل درجات الحرارة كل ساعتين 33 --- 38 ف
اشرح للعاملين مدى تأثير الهالك في التكاليف حتى و ان كانت بسيطة
يجب تسجيل الكميات الهالكة مع مراعاة الأسباب خاصة اذا كانت سوء استخدام
عالج القصور فورا و اجعله من أولويات اهتمامك






3السرقة Theft
لابد من خضوع جميع العاملين للتفتيش قبل الانصراف system
مقارنة مبيعات الوردية الوحدة و اليوم الواحد بالاستهلاك و أعداد الخبز
سائق المصنع قد يخطئ أثناء التسليم في العدد أو الكمية او الوزن 0000 !!!!!!!
لابد للعامل مسبقا أن يعرف ما له و ما عليه و ما هو المسموح و غير المسموح به
أجراّت حاسمة في حالة المخالفة

4الطلب الخاطى و إعادة الطلب Bad Order & Remake
نحن نتعامل مع مجموعة من العملاء منهم العميل المستديم و منهم العميل الجديد – ونحن فى حاجة إلى الانتباه الى العملاء و العميل المستديم ليس لدينا اى مشكلة فى التعامل المباشر معها ---- اما العميل الجديد فنحن في حاجة الى الانتباه الى الآتي :-
الطلبات المرتفعة القيمة
الطلبات التي تأتي بواسطة أطفال
الطلبات تأتي بعد منتصف الليل
الطلبات التي تأتي من مناطق مشبوهة
العميل الذي يرفض ذكر رقم التليفون الشخصي
اذا كان هناك ضحك بصوت عالي يدل على عدم جدية الطلب من العميل. ا لذا نحن فى حاجة إلى ا مراجعة العميل تليفونيا للاطئمنان و سلامة الطلب --- و الا كبدنا ذلك تكاليف لا داعي لها .


· اما إعادة تصنيع الطلب فانه يرجع ألي عدم التركيز في استلام الطلب سواء كان من العميل او متلقي الطلبات نفسه --- لذا يجب التركيز على :-
1- يجب التعود على التصنيع السليم من أول مرة
2- يجب التركيز عند استلام الطلب او طلب الإعادة بوضوح
3- يجب إعادة الطلب على العميل مرة أخرى ببطئي نسبى سواء كان على كونتر الكاشير او على التليفون





5الأوزان portion control
عملية الأوزان تلعب دورا حيويا فى التكاليف سواء كانت عند الاستلام للمواد الخام او فى صورة المنتج النهائي – لذا يجب التأكد من صلاحية الموازين خاصة عند استلام الطلبيات


و لدينا فى الأوزان معادلة تعتبر فى غاية الأهمية و هى تقتضي هدف إرضاء العميل و تحقيق هدف السيطرة على التكاليف
Customer satisfaction & food cost control
و لتحقيق هذه المعادلة يجب ان نتبع الأتي :-
الأوزان السليمة للمنتج
التوزيع المتساوي داخل السندوتش ( بهدف إعطاء نفس الطعم )
تحاليل المواد المستخدمة مقارنة بالمبيعات X الأوزان

6أسعار البيع Selling price
آن نسبة التكاليف كما أشرنا سابقا تأتى نتيجة تقسيم التكاليف ÷ المبيعات X 100 = !!!!! %
و بذلك فانه كلما ارتفع سعر السندوتش انخفضت التكاليف و يرجع هذا الى سياسة الشركة و العروض الخاصة و على الفريق الإداري الالتزام التام بالأسعار الموضوعة بواسطة الإدارة




7أسعار المصنع Factory price
أسعار المصنع باعتباره مورد للمواد خام تؤثر إيجابيا / او سلبيا على التكاليف --- و كلما خدم المصنع عدد اكبر من المطاعم انخفضت أسعار البيع باعتبار ان المصنع يجب ان يضيف تكاليفه على أسعار البيع للفروع باعتباره جهة مستقلة بذاتها متخصصة فى التحضير العام لكل المنتجات






8التنوع في المنتج Product Mix
من المتعارف عليه ان تكاليف السندوتشات تختلف من سندوتش الى أخر . و للسيطرة على التكاليف المثالية يجب الاحتفاظ بنسبة بيع من السندوتشات طبقا لاختلاف تكاليفه لانه ليس المهم ان نقوم ببيع منتج مثل الجمبري بمبلغ و ليكن 1500 جنيها . لان الربح المتغير فيه يمثل 26 % من هذا المبلغ 390 جنيها اما سندوتش الشاورما فان الربح المتغير فيه يمثل 35 % بمبلغ 525 جنيها
لذا يجب المحافظة على تنوع بيع أنواع السندوتشات للسيطرة على نسبة تكاليف منخفضة قدر المستطاع



9التخزين الخطىء Bad Storage
إذا ذكرنا مسئولياتنا عن المنتج فأننا سوف نلاحظ أنها تنقسم الى ثلاثة مراحل ----- تبدا مع مرحلة الاستلام ثم مرحلة التخزين ثم المرحلة الثالثة و هى الاستخدام

و التخزين له دور حيوي كامل في السيطرة على التكاليف و الهالك waste لأننا اذا ما تأكدنا من سلامة المنتج عند الاستلام فان القاعدة تقول ان التسمم الغذائي و فساد المنتج دائما يأتي نتيجة التعامل مع المواد الغذائية و ليس تصنيع المواد الغذائية ----- و لذلك يجب الحذر التام فى التعامل مع المواد الغذائية من ناحية التخزين السليم سواء كان المنتج جاف / طازج / مجمد

10وجبات العاملين Staff Meal
وجبات العاملين --- إذا كانت بعض الشركات تعطى هذه الميزة للعاملين بها فانه يجب ألا يتم استغلالها بطريقة خطأ ضد مصلحة المطعم / و الشركة فان الوجبة المقررة بواسطة الإدارة قد تم حساب تكاليفها بدقة و اى زيادات
فى المنتج مثال
أوزان زيادة
إعداد زيادة من السندوتشات
سلطات – بطاطس – مشروبات زيادة -------- الخ


يجب أن نلتزم جميعا بما هو مسموح به و غير مسموح به و آلا اعتبرت في حكم السرقة و ارتفعت تكاليف المطعم دون مبرر / او سبب

Eهذه هي النقاط العشرة التي تؤثر في التكاليف وواجبنا مراعاتها بهدف السيطرة على التكاليف المثالية .


التكاليف المثالية Ideal Food Cost


ان التكاليف تختلف في قيمتها من مطعم لآخر تبعا لقدرة و سيطرة العاملين بالمطعم على نوعية المبيعات product mix -- و لكن التكاليف المثالية هى تلك التكاليف التي تطابق عدد الأصناف المباعة X في الأوزان
و لذلك فان التكاليف المثالية تأتي من خلال حصر أنواع السندوتشات المباعة مثال :-

35 شاورما الخبز
56 جمبري الدريسنج الاستخدام المثالي التكاليف المثالية
17 فراخ بانية أوزان و أعداد كل من اللحوم المبيعات
30 شيش طاووق الفراخ
الجمبري


التكاليف المثالية دائما تأتى عن طريق الكمبيوتر الذي يقوم بعملية الطرح / التجميع للأصناف المباعة -------- و لكن الفريق الإداري مكلف بحصر التكاليف الفعلية و التي تأتي عن طريق الجرد و الخصم من بضاعة أول المدة كما أشرنا سابقا ---- ثم يأتي دور المطابقة ما بين المستخدم
و التكاليف المثالية – المستخدم و التكاليف الفعلية = نسبة الانحراف
و نسبة الانحراف _+ لها مدلول خاص جدا و لها خطورتها أيضا على المطعم و العملاء ؛ يجب الالتزام التام بالمواصفات التي تحدد حجم ووزن السندوتش --- و مخالفة ذلك فيه كسر للالتزام الذي بيننا و بين العملاء .
و يجب أن نقوم بحساب التكاليف الفعلية بصفة أسبوعية حتى نستطيع تحقيق التكاليف المثالية التي هي هدف أساسي من أهداف الشركة و من أساسيات الاختصاصات الوظيفة لمدير المطعم
جدول حساب التكاليف ( مرفق )








الجرد و التكاليف الأسبوعية

التكاليف المستخدمالفعلي الجردالأسبوعي الإجمالي تحويلاتخارجية تحويلاتداخلية 19- الاستلامات بضاعةأولالمدة سعرالوحدة العبوة الصنف رقمالصنف
7/ / 6/ / 5/ / 4/ / 3/ / 2/ / 1/ / 2001
دجاج
دجاج بانية 1
دجاج روول 2
دجاج كيف 3
إجمالي
اللحوم
اسكالوب بانية 1
استيك بوافر 2
شاورما 3
أجمالي
الخضراوات
طماطم 1
خيار 2
الإجمالي
دجاج
لحوم
منتجات ألبان
خضراوات طازجة
بيض
بقالة
خبز
-----------------

مشروبات
----------------
لف و حزم
-------------------
منظفات





و حساب التكاليف المثالية / الفعلية فى حاجة الى المراجعة من وقت لاخر تبعا لتغير الظروف الخاصة :-

تغير الأسعار الخاصة بالبيع

تغير الأسعار الخاصة بالمنتج

العروض الخاصة

وجود أي نوع من ضرائب المبيعات .



أمثلة لحساب التكاليف المثالية



سندوتش شيش طاووق الكبير م سندوتش الجمبري الكبير م
سعر ؟ 115 جرام خبز 1 سعر ؟ 115 جرام خبز 1
سعر ؟ 3 قطع طماطم 2 سعر ؟ 30 جرام صوص ترتار 2
سعر ؟ 3 قطع فلفل اخضر 3 سعر ؟ 125 جرام جمبري 3
سعر ؟ 25 جرام صوص كوكتيل 4 ؟؟؟؟؟



الإجمالي = ؟؟؟؟ X 100 % الإجمالي = ؟؟؟؟ X 100 %
سعر البيع سعر البيع



النوع الأخر من التكاليف التي يجب ان نركز عليها في المطاعم هي تكاليف العمالة و الرواتب و الأجور و هي ما يطلق عليها labor cost
أن طبيعة المطاعم بمؤمن و اختلاف الأصناف التي يتم تقديمها من لحوم / دواجن / اسماك واختلاف الماكينات المستخدمة وتعددها – نفترض وجود أعداد كبيرة من العاملين بالمطعم – ولكن يجب استغلال ساعات العمل الاستغلال الأمثل .
يستطيع المدير تخفيض تكاليف العمالة اذا استطاع تحضير الاختصاصات الوظيفية لكل فرد بالمطعم حسب وظيفته.
مراعاة جدول العمالة بما يتفق مع احتياجات العمل ؛ اى وضع جدول فعال و بالطبع توقعات سليمة للمبيعات لليوم / الوردية / الساعة / الأسبوع .
مراعاة الوقت المهدر – وغالبا يكون فى بداية الوردية .


· ما هو الأجراء الذى سوف تتخذه اذا ما اتضح لك ان هناك ارتفاع فى تكلفة العمالة لديك .......!!
دائما راجع المبيعات مع كل وردية ( H.S.R ) ثم ضع علامة أمام ساعات العمالة الذائدة او المنخفضة ؛ تجنب هذه الأخطاء .
اجعل الراحات BREAK أثناء العمل البطيء فقط .
تأكد من وجود جميع العاملين قبل وبعد أوقات الذروة .
راجع مع المدير المباشر نسبة التكاليف المثالية للعاملين .
التدريب المتكامل لجميع العاملين على اداء كل الوظائف .

# ماذا تفعل اذا كان هناك اكثر من موظف تغيب لظروف خاصة ( فجأة ) .
راجع البديل .
اتصل بالمطاعم الأخرى .
اجتمع مع فريق العمل بسرعة واطلب منهم مزيد من الجهد لظروف زملائهم .

تكاليف التوصيل الطلبات DELIVERY COST

- نسبة تكاليف التوصيل الخاص بالطلبات تمثل نسبة ليست بسيطة ويجب السيطرة عليها وتتمثل هذه المصروفات فى البنزين / الزيوت / الإصلاح والصيانة والتأمين ( السائق / الماكينة ) وللسيطرة على التكاليف يجب مراعاة الأتي :-

فتح ملف لكل فسبا يشتمل على قراءة لعداد الكليومتر – مصروفات الصيانة – قطع الغيار .
نسبة المبيعات بالكيلو وهى تمثل مبيعات السائق بالوردية
عدد الكيلوات المستخدمة
3. إنتاجية كل فسبا خلال الشهر .
BREAK EVEN ANALYSIS تحليل نقطة التعادل
نقطة التعادل تعنى ان المبيعات = التكلفة ( لا ربح / لا خسائر ) .
· اهمية نقطة التعادل تتمثل فى انها تحدد لنا مقدما قيمة المبيعات المطلوبة قبل بداية تحقيق اى أرباح ؛ فهى تعنى بالنسبة لنا استرداد قيمة التكاليف الخاصة بالمنتج ثم إضافة الأرباح .
· تقوم نقطة التعادل على المبيعات – التكاليف بشقيها المثالية / المتغيرة ؛
Contribution / margin / ratio
- المبيعات – التكاليف المتغيرة = الربح المتغير وهو ما يطلق علية C.M.R .
· C.M.R هو الذى سوف يقوم بتغطية التكاليف المثالية فإذا ما كانت التكاليف المتغيرة 60% من قيمة 100%
فأن هذا يعنى ان C.M.R = 100% - 60% = 40%
تحاليل نقطة التعادل
تحليل نقطة التعادل تأتى نتيجة لهذه الخطوات :-
افصل التكاليف المتغيرة عن التكاليف الثابتة .
استنتج نسبة التكاليف المتغيرة وذلك بتقسيم التكاليف المتغيرة على اجمالى المبيعات .
احسب نسبة الربح المتغير C.M.R وذلك بخصم ( 100% - نسبة التكاليف المتغيرة ) .
قسمة التكاليف الثابتة على C.M.R = B.E نقطة التعادل .
مثالـــــــــــــ :-
اذا كانت المبيعات الفعلية 35.900 ، وبحساب التكاليف المتغيرة وجد انها 75% ،والتكاليف الثابتة نقدا 5389 جنيها ؛ فأن الــــــ B.E سوف يتم حصره بالطريقة الآتية : -
C.M.R = 100% - 75% = 25%
B.E = 5389 = 21.556
25 %

اذا كل جنيها بعد هذا المبلغ 21.556 سوف يكون هناك مكسب بنسبة 25% من الجنية .



دعنا نتأكد من هذه النظرية .
· اذا كانت المبيعات المتغيرة تمثل 75% من أجمالي المبيعات 26925 جنيها فأن أجمالي التكاليف الثابتة 5389 اذا الإجمالي = 26925 – 5389 = 32314
· فأن الربح الثابت = 35900 – 32314 = 3586

-إذا قلنا ان مبلغ ال B.E للمبلغ السابق 35900 هو 21556 . أذن الفرق بين أجمالي المبيعات و مبلغ ال B.E
= 35900 – 21556 = 14344 . فإذا تأكدنا ان كل جنيه من 14344 سوق يكون فيه 25% أرباح صافية فان الربح الصافي = 3586 و هو الربح الصافي فى المثال السابق .
دور المدير في خفض التكاليف المتغيرة وزيادة الأرباح .
أن خفض التكاليف المتغيرة تلعب دورا هاما فى ارتفاع الأرباح ، معظم التكاليف المتغيرة نستطيع السيطرة عليها داخل المطعم ، لأن هذه التكاليف ترتبط ارتباطا مباشرا بالتشغيل وكما ذكرنا فأنها تتمثل فى تكاليف الأغذية / البنزين / الكهرباء / التليفونات / الصيانة / العلاج .....الخ .
ماذا يعنى خفض التكاليف المتغيرة بنسبة 1% او 2% فقط اذا كان متوسط مبيعات المطعم 30 الف يوميا فأن المبيعات الشهرية 900.000 × 1% = 9.000 جنيها . وعند زيادة النسبة سوف يزداد المبلغ .
هذه المبالغ تقتضي المحاولة الجادة من مدير المطعم لأنها تمثل نسبة ممتازة فى التكاليف العامة cost control .

ما هى الفائدة من تعلم نقطة التعادل BREAK EVEN ؟؟؟؟
ان نقطة التعادل تلعب دورا أساسيا فى تحقيق الربح و ارتفاعه عن طريق تحديد كم المبيعات التى نحن فى حاجة الى تحقيقها بالزيادة لكى تصل الى مبلغ الربح المطلوب تحقيقة اما قاعدة التعادل فأنها تقول
الربح = كل المبيعات بعد خصم التكاليف المتغيرة .
· مثالـــــــ
- ما هو رقم المبيعات التى نحن فى حاجة أليها لكى تحقق ربح مقداره 3000 جنيها .