[center]Effective Supervision
N
Training Program



Introduction
مقدمة
يلعب مشرف المنطقة دورا حيويا في النهوض بالمطاعم التي تخضع لأشرافه المباشر لانه الإداري الفني المباشر لعملية التشغيل بالمعنى العام و الشامل للعملية التشغلية نفسها – و يندرج في التصنيف الإداري إلى الإدارة الإشرافية – هذه النوعية من الإدارة
تتطلب مهارات كثيرة سواء كانت مهارات شخصية أو مهارات فنية حيث أنها تتمتع بجزء ليس بسيطا بمهارات الإدارة الوسطى و العليا و فى نفس الوقت تتمتع بقسط كامل بمهارات الإدارة الإشرافية
لذلك فان النواحي الفكرية و السلوكية و الفنية تكاد تكون متقاربة التعادل و على مستوى عالي من الأداء -------!!


و هذا يدعو إلى الخوض في الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة
فما هي هذه الخصائص ؟؟؟ Area Manager / Supervisor Job Description
مشرف / مدير المنطقة :- هو الإداري المعنى بتنفيذ سياسة الشركة ( احتياجات – مواصفات ) لان المواصفات العامة
( Standards ) هي الدستور الخاص بالشركة و في حاجة إلى متابعة يومية داخل المطاعم نفسها و لن تكون المتابعة مجدية اذا كانت من داخل المكاتب الإدارية و هذه المواصفات لها احتياجات خاصة و معدات وجودة في المنتج ---- درجات حرارة معينة --- مخازن بمواصفات خاصة – عمالة مدربة – تطوير في الأداء --- قدرة في التعامل --- القدرة على التعليم
------ الخ و كلها احتياجات need يجب إن تتوافر بواسطة مشرف / مدير المنطقة


2- هو المسئول عن تحقيق الميزانية budget للمطاعم الخاضعة لإشرافه و ذلك من خلال وضع الأهداف الخاصة ببناء
المبيعات Sales Building و المتابعة مع مديري المطاعم suggestive-catering-L.S.M – side order up selling
3-مسئول عن تنفيذ النظام system الخاص بالشركة – خصائص وظيفية – مواعيد الفتح / الإغلاق - الحضور / الانصراف – المكافاءت – الجزاءات – ساعات العمل – التعامل مع الجهات الحكومية ------- الخ
4 --تطوير وتدريب فريق العمل --- مشرف المنطقة هو المسئول الأساسي فى إمداد الشركة بالعناصر الفعالة لانه الإداري الأكثر احتكاكا و اختلاطا بجميع العاملين
5 - مسئول عن اختبارات و تعبين الموظفين الجدد interview
6 - مسئول مسئولية مباشرة عن جودة الخدمة quality service و ذلك بتوفير العمالة اللازمة لخدمة العملاء manpower
7 - مسئول مسئولية مباشرة عن أي انحرافات في التكاليف variances
8 - -مسئول عن السياسة الأمنية داخل المطاعم safety policies procedure و ذلك من خلال متابعة سياسة الشركة الأمنية و تنفيذ بنود الأمن و الأمان ( طفايات حريق – تامين المعدات من المخاطر – وضع المواد الكيماوية -----الخ )
9- مسئول عن متابعة و استكمال كل البيانات المطلوبة للإدارة paperwork
10 - حلقة اتصال مباشرة ما بين ألا دارة و العاملين بالمطاعم و هذا يقتضي منه شخصية إدارية قويه لتوفير الجو الإيجابي لعمل العاملين بالمطاعم عن طريق تنفيذ سياسة الحقوق و الواجبات
11 - و أخيرا هو المسئول الأول عن جودة المنتج quality products






هذه هي أهم الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة وليست كلها
فهناك العديد من متطلبات الوظيفة --------- !!!!!!!!!!
و هناك العديد من المواصفات الشخصية في شاغل هذه الوظيفة

و منها
القدرة على إدارة الآخرين
العدل في اتخاذ القرار
العمل تحت ضغط عالي
المعلومات العامة و معلومات الوظيفة
القدرة على التخطيط و المتابعة القوية
قدرة تقييم الآخرين
القدرة على حل مشاكل العاملين
المهارات الخاصة بالتسويق المحلى
المهارات الفنية
السلوكيات

ما هو الكمال أو الاستقامة ؟
What is integrity ?
If you always tell the truth . you never have to remember what you said !!!!!!!!!!!



Positive store visit الزيارة الإيجابية للمطاعم
إذا كنا قد حصرنا بعض الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة فان عمله الأساسي يأتي من خلال زيارات المطاعم المستمرة store visits
للمتابعة فما هى أشكال او أسباب هذه الزيارات و كيف تبدأ زيارتك للمطاعم ؟؟؟؟؟؟؟

زيارة المطاعم فى حاجة الى وضع هدفgoal فما هي شروط هذا الهدف او الأسس التي يقوم عليها الهدف
1- Achievable
2- Measurable
3- time
4- Budget
حدد قبل الزيارة لأي مطعم الهدف من الزيارة
حدد قبل الزيارة قياس الأهداف السابقة و كيفية تحقيق القياس و مواصفاته
حدد قبل الزيارة الوقت الذي سوف تستغرقه لكل مطعم و البدائل في حالة الضرورة
حدد قبل الزيارة خط السير و إذا كان هناك تكاليف لتحقيق هذا الهدف
Reason of visits
أسباب الزيارة
لزيارة المطاعم أسباب كثيرة ومتعددة و السبب الرئيسي فيها هو المتابعة . إذا نظرنا نظرة شاملة إلى الاختصاص الوظيفي المباشر لمشرف المنطقة سوف نراها تكاد تكون مطابقة إلي الاختصاصات الوظيفة لمدير المطعم ولكنها اشمل منها لأنها تتعدى المطعم الواحد . ولذلك فان الزيارة سوف تكون لمتابعة كفاءة الأداء و التقييم في نفس الوقت و صور الزيارة تتمثل فيما يأتي :-
التقييم الخاص بالمطعم
STORE EVALUATION
BETWEEN 30 MINUTES AND 2 HOURES
متابعة التدريب
training follow up
BETWEEN 45 MINUTES AND 3 HOURS
3- متابعة افتتاح المطعم
Opening setting up/ preparation
TAKE ABOUT OME HOUR
4- متابعة إغلاق المطعم
Closing - closing down procedure
TAKE ABOUT ONE HOUR
5- أثناء العمل تحت ضغط عالي
During rush hours
UNTIL END OF RUSH
6- احتياجات العاملين و تطويرهم
Manpower satisfaction performance1----2 HOURS

7- زيارة دورية بعد إغلاق المطعم
Close when NO one else around
TAKE ABOUT 15 /30 MINUTES
8- متابعة الطلبيات الكبيرة المجمعة
Catering ( L.S.M ) AS REQUARD NEED

9- متابعة المبيعات / التكاليف خاصة في وجود أي انحرافات
Follow up sales and cost control ( variance )
TAKE ABOUT 3 HOURS
10- الشكر و التقدير
Thank and appreciation TAKE ABOUT 1 HOUR

Management definition
تنظيم الوقت
مشرف المنطقة المسئول عن عدد من المطاعم من 5- 8 مطاعم يجب عليه استغلال الوقت بالشكل الأمثل أثناء زياراته للمطاعم للأهداف التي سبق الإشارة أليها و تلاحظ أن الزيارات قد تم تحديدها بالساعات للسيطرة على الوقت .
فما هو اهمية الوقت بالنسبة لنا و ما هو تعريف إدارة الوقت
لذلك يجب عليك أن تحدد الأهداف goals قبل الزيارة ثم رتب الأهداف حسب أهميتها priorities
راجع الأهداف السابقة و الوقت المستغرق في الأهداف المشابه
راجع الأعمال التي قضيت فيها وقتا طويل و كان من المفروض أن تقضى وقتا أقل
أسال نفسك هل لديك اجندة عمل – إذا كانت الإجابة بنعم فأنت إنسان منظم في الوقت و إذا كانت الإجابة لا أنت تعمل و لكن بشكل عشوائي
Managing time & planning

لنفترض أن أمامنا شهرا كاملا لتخطيطه !!!! أذن كيف تصل ألي الاستغلال الأمثل لساعات هذا الأسبوع / يوميا
ضع الأهداف التي تم الاتفاق عليها مع رئيسك المباشر
قم بتصنيف الأهداف حسب برامج الزيارة السابق الإشارة أليها
Financial goalsأهداف مالية
Strategic goals أهداف استراتيجية
أهداف تشغليه Operations goals
H . R goalsأهداف خاصة بالعمالة تشغليه
قم بوضع أولويات هذه الأهداف في التنفيذ
ضع تفاصيل لكل هدف على حدي و على سبيل المثال إذا كان نوع الأهداف تشغيله operation


أ - رفع المبيعاتincreasing sales
ب - رفع مستوى الأداء H.Q.S.C
ج - خفض التكاليف reduce costs
مراجعة P&L profit & Loss
5- ضع بداية القيام بهدف ---- وميعاد انتهائه بالمطعم ووقت مغادرة المطعم
6- التكليفات التي سوف تكلف بها المرؤوس ( مسبقا )
7- تجهيز خطة العمل مسبقا ( إذا احتاج الأمر ذلك ) action plan

لا تنسى أن تفتح الاجندة و تربط بين المطلوب إنجازه اليوم ثم قم بتفريغه في الفورمة اليومية doing list
مع نهاية اليوم راجع إنجازاتك اليومية ( ما تحقق فيها و ما لم يتحقق ) و لابد من معرفة فيما لم يتحقق لماذا ؟
إذا احتاج الأمر تعديل الاجندة أو الأهداف اليومية لا تترد و أبدا فورا في تغيرها .

Remember Time Is Money
تذكر – الوقت أموال يجب المحافظة عليه
-------------------------------
و ألان بعد أن تعرفنا على أهم الخصائص الوظيفية لمشرف المنطقة . و معنى الوقت و أهميته و كيفية إدارة الوقت . دعنا نتناول ألان الأسس السليمة للاتصال الجيد ما بين مشرف المنطقة و المديرين




أن عناصر الاتصال ثلاث مرسل – مستقبل – ومضمون الرسالة


COMMUNCAITION SKILLS
ولكل عنصر من العناصر الثلاث خصائص محدده يجب مراعاتها و العمل بها - أما عملية الاتصال نفسها فهي تعنى مخاطبة للعقول و المشاعر الإنسانية معا و هذا هو السبيل الأوحد للتنمية بصفة عامة سواء كانت للمجتمع أو الإنسان شخصيا - اجتماعا او حضاريا - فهي العملية الاجتماعية التى يتم عن طريقها ما يأتي :
تكوين العلاقات بين عناصر المجتمع سواء كان صغيرا او كبيرا
تبادل الأفكار و التجارب فيما بين أعضاء المجتمع
أحداث التغير المطلوب فى المفاهيم و المعتقدات و الآراء و السلوكيات بهدف تحقيق التنمية و التطوير

و الاتصال هو قيام رغبة أكيدة لدى الراسل في إرسال الرسالة إلى المستقبل و لذلك يجب تحديد و مراعاة العوامل المؤثرة على عملية الاتصال
1- من يقول --- دراسة طبيعة المرسل سواء كان شخصا او الشركة او منظمة و بالنسبة لنا يجب أن يكون على مستوى شخصي او مصلحة فردية
2- ماذا يقول ---- دراسة طبيعة و محتوى الرسالة للتعرف على نوع المعلومات او مادة الاتصال التي تتضمنها الرسالة
3- لمن يقول ----- لابد من معرفة طبيعة المستقبل ( المرسل أليه الرسالة ) طبيعته / ظروفه / الوقت المناسب
لماذا يقول ----- تعنى دراسة الهدف من الاتصال و التأثيرات المرغوب أحداثها في الطرف الأخر المستقبل
المناخ الاتصالي : وينقسم الي متي للوقت أين للمكان و ينقسم إلي




متى يتم الاتصال و تعنى التوقيت المناسب اين يتم الاتصال آي المكان المناسب للاتصال


عناصر الاتصال :-
للاتصال عناصر ثلاث هي
1- المرسل 2- المستقبل 3- الرسالة نفسها

خصائص المرسل



المرسل له خصائص يتميز بها الإنسان من مرسل ناجح و آخر فاشل في إرسال الرسالة أو المعلومة المطلوبة لذلك فان خصائص الراسل يجب ان تتركز فى الصفات آلاتية :-
1- له هدف معين من الاتصال 2- يعرف مضمون الرسالة
3- يعرف تحديدا لمن يوجهها 4- يعرف طريقة توصيل الرسالة
5- يفهم جيدا شخصية وظروف مستقبل الرسالة
6- يحرص على التأكد من وصول الرسالة واضحة و مفهومة بالصورة التي يرغبها



أما الخصائص الشخصية في المرسل يجب أن يكون :-
على قناعة تامة بالرسالة التي ينوى إرسالها
أن يتحلى بالصدق
أن يتمتع بالثقة الكاملة و عدم سابقة الخداع او الكذب المتعمد
أن يتحدث باللغة التي يفهمها مستقبل رسالته مستخدما كافة التعبيرات و الألفاظ المتداولة
أن تكون لدية القدرة على إقناع الآخرين وانه متفهم وليس غريب عليهم
قدرة الإرسال و الاستقبال في نفس الوقت .
الاحترام الكامل بين طرفي الاتصال .



خصائص المستقبل

أما عن المستقبل فان هناك عوامل كثيرة تلعب دورا أساسيا فى تلقى الرسالة تتمثل فى :-
الاستعداد النفسي للمستقبل في ذلك الوقت
موقف المستقبل من مضمون الرسالة و فحواها
الجانب الذي يتحيز له المستقبل ( مؤيد / متحمس / محايد / غير مبالى / معارضة )
الطبيعة الشخصية للمستقبل .

و الطبيعة الشخصية للمستقبل تحدد شكل الوسيلة – فقد تكون الوسيلة رمزية رمزية فقط
وهناك من يستطيع استقبال الرسالة إذا كانت شفوية فقط
فما هي أنواع وسائل الاتصال الأساسية

أنواع الاتصال الأساسية



سماعي قراءة كتابة لفظي
Verbal written reading listening
45 % 9% 16 % 30 %



حاول استخدام هذه الوسائل في الاتصال مع الغير أو أفضلها بناءا على شخصية و قدرة المستقبل

اهمية الإنصات كأهم وسيلة من وسائل الاتصال
إذا كان الإنصات يمثل نسبة 45% من توصيل الرسالة ؛ فأن الإنصات له عوامل كثيرة مكملة لأبد من الأخذ بها ووضعها في الاعتبار أثناء الإرسال .

الفرق بين الاستماع / و الإنصات
الاستماع :-
قاصر على استقبال الرسالة عضويا عن طريق إحدى الحواس العضوية آو بعضها
( كالإحساس – الشم – النظر – الاستماع – التذوق ) و نحن في حياتنا اليومية تأتى ألينا أصوات و نرى أشياء و نحسها دون رغبه حقيقية في استقبال هذه الرسائل الاتصالية مثال ذلك صوت البائع او صوت المكيف --------- الخ مناظر معلقة على حوائط أو في أماكن عامة ----- إعلانات غير مرغوبة ---- الخ.
أما الإنصات :-
فهو محاولة الاستماع الجيد عن طريق أعمال العقل بكامل طاقته في كل ما تم استقباله بمعرفة الحواس المستقبلية بهدف الفهم و التحليل وهذا ما نطلق علية مهارات الاستماع لدي الغير.

مهارات الاستماع الجيد EFFECTIVE LISTENING
E التوقف عن الكلام . E STOP TALKING.
­ الاهتمام و التركيز. ­ PAY ATTENTION. ? الاتصال بالعين . ?EYE CONTACT. ¯ استخدام لغة الجسم . ¯USE BODY LANGUAGE.
I إعطاء سؤال للتوضيح . I ASK QUESTION
o كن واضحا . oBE CLEAR. { أعطى فكرة خلفيه . {GIVE FEED BACK . q الشكر . qTHANK.

هذه هي أهم المهارات الواجب أتباعها لتحقيق الهدف من الاستماع الجيد وتوصيل الرسالة بالشكل المطلوب
ألان دعنا نتناول خصائص الرسالة نفسها والطريقة المثلي لتوصيلها الي الآخرين
خصائص الرسالة

أما العنصر الثالث فى الاتصال الجيد فهو موضوع الرسالة نفسها التي تحتوي علي المضمون من قيم الاتصال منذ أن كان الاتصال عبارة فكرة لدي الراسل وقد تحولت الي رغبة وتم ترجمة هذه الرغبة مضمون الرسالة.


ولذالك فأن الرسالة عبارة عن فكرة أو هدف يتكون لدى المرسل رغبة منه فى توصيلها الى عقول الآخرين ؛وعندما تبدأ الفكرة فأن المرسل يقوم بتنظيمها وترتيبها حتى تصبح صالحة للنقل ، وهذا ما يجب أن يتحدد قبل زيارة المطاعم وحدد الرسالة المطلوبة توصيلها للآخرين .

أنواع الرسائل
هناك عدة أنواع من الرسائل وكل رسالة لها خصائصها وهدفها .
الرسائل




* خبرية * رأى * معلومة * قيمة * الآمرة

أولا الرسالة الخبرية :-
خصائصها وأهدافها :-
1. توصيل الخبر إلى المعنيين به .
2. دفعهم الى التصرف بطريقة معينة .
3. تغيير عادات او سلوكيات .
4. اتخاذ تدابير معينة .
5. تعتمد اعتمادا كاملا على الصدق او الكذب .
ثانيا رسالة الرأي :-
خصائصها وأهدافها :-
تعبر عن رأى او وجهة نظر المرسل ، وتقدم بهدف تأيدها او اتباعها .
تتطلب مهارة عالية جدا من المرسل عند نقلها الى المستقبلين وألا فأن الفشل سوف يكون حليف المرسل .
ثالثا رسالة المعلومة :-
ý المعلومة لا تكون بهذا الوصف آلا إذا كانت قد تعارف عليها الآخرين و آخذت الموافقة على شكلها ومضمونها ؛ ومعيارها لدى الآخرين ( صحيحة – غير صحيحة – معروفة ).
رابعا رسالة القيمة :-
ý وهى التي تتضمن حكما عاما على أشياء أو أفعال في صورة تقيم للفعل ؛ هل هو سليم ام لا - هل هو مرغوب أم لا - هل هو خير أم شر . ...... الخ .
خامسا الرسالة الآمرة :-
ý هي تلك الرسالة التي تتضمن توجيهات وتعليمات معينة بعمل أو الامتناع عن عمل ؛والرسالة الآمرة مفادها فعل أو توقف عن فعل بما يتطابق معها وفى نفس اتجاهها .



YOU AS A SUPERVISOR
مشرف المنطقة معنى بالأشراف على عدد معين من المطاعم و مطلوب منه تحقيق الحد الأدنى المطلوب للعملية التشغلية عن طريق الإرشاد و القيادة السليمة و لن يتحقق ذلك آلا إذا توافرت لدى المشرف الأسس العامة للقيادة LEADER SHIP .

و المشرف بصفة عامة يجب ان يكون لديه القدرة على اكتشاف المهارات
1- البشرية people skills
2- المهارات الاستيعابية conceptual silks
و القدرة على التصور و التخيل و مشرف المنطقة يجب ان يكون على قدر كبير من الخبرة فى اتباع أساليب التعامل مع الآخرين و ذلك بسبب تعاملاته مع عينات مختلفة من البشر .

مديرين مطاعم Management
العملاء GUSET
المشرفين الآخرين OTHER SUPERVISOR
الموردين SUPPLIERS
جهات حكومية GOVERNMENT
قوانين منظمة REGULATIONS
موظفين EMPLOYEE
اتحاد العاملين (جمعيات / تأمنيات ) LABOR UNIONS


هذه الفئات المختلفة من البشر تحتاج إلى مهارات عامة لكل فئة على حدي و نظرا إلى أن العملية التشغليه الإشرافية تختلف عن العملية الإنتاجية المباشرة فانه في حاجة إلى شرح و بيان الأسس الإنتاجية المباشرة للآخرين و بيان
Þ ما هي MISSION STATEMENT و كيفية تحقيقها عن طريق
القيادة السليمة
التقارير الدورية و التحاليل المطلوبة
الكتابة ( التسجيل ) و تشمل التعليمات – الخطوات – التوجيهات – التخطيط – المتابعة 00000 الخ

مما سبق يتضح لنا ان مشرف المنطقة عليه

3- الإدارة السليمة MANAGEMENT
4- مساعدة الآخرين في تحقيق الهدف أو المهمة MISSION
5- التأكد من أن كل فرد يؤدى ما علية تماما job responsibility
6- الحكمة في التصرفات – العدل – التصرفات المعقولة – أسلوب التحدث human begin & relation ship
7- طريقة توجيه التعليمات ( دائما حاول ان تكون الطريقة إيجابية و دائما تذكر هذه العبارة Work instructions

( سوف نقوم بعمل كذا و كذا سويا )


…المواصفات الشخصية لمشرف المنطقة

الشخصية personality
المظهر العام appearance
الأسلوب المهذب manners
الفلسفة الأدبية علم الأخلاق ethics
التعاطف مع الآخرين و احترام الذات self esteem
الالتزام بالمواصفات الشخصية الخاصة بالعاملين من _ شعر الوجه – النظافة الشخصية ) personal grooming
الثقة بالنفس فى القدرة على الفعل I Can do it
كيف تؤدى عملك بنجاح ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

لكى تكون مشرف منطقة ناجح يجب ان تتبع الأسس الإدارية العامة

التخطيط planning
التنظيم organization
القيادة leading
التحكم controlling
و للتحكم السليمÏ

Controlling

Review standard time to time


يجب مراعاة مراجعة المواصفات من وقت الى أخر
عدد 3 ساعات أسبوعيا للعمل على المعدات و بين العاملين في المطبخ و الخط الأمامي
جمع او حصر كل التعليمات الخاصة بالمواصفات gather information
دائما قارن بين المواصفات compare
و ما يتم اتباعه فعليا بالمطاعم لكي تتجنب الاجتهادات الشخصية التي دائما ما تتعارض مع أل standard ووضع حد فاصل لأي خلاف في التشغيل .


و تأكد من ان العملية التشغلية تتم بنفس الأسلوب في جميع المطاعم

اتخذ القرار المناسب لتعديل اى خطاء فورا Take Action
تأكد من أن تعليمات سوف تتخذها يتم اتباعها بدقة و تم تعديل الخطاء Decide That The Action Work






Time management

What is the time
من المعروف ان الوقت = نقود و مشرف المنطقة عليه مساعدة الآخرين فى الاستغلال الأمثل للوقت كما عليه تنظيم الوقت لاستغلاله الاستغلال الأمثل فى العملية الإشرافية.

و نحن فى حياتنا العادية لا نفقد الوقت فحسب بل ان الوقت يتم سرقته و هذا ما يطلق عليه ) time robber ( و تتمثل سرقة الوقت فى العناصر الآتية .
المقاطعات المستمرة interruptions
المكالمات التليفونية phone calls
المماطلة و التأجيل في أداء الأعمال procrastination
الفشل فى التفويض failure to delegate
الأزمات و الشدائد التي تعترض العمل crises


و لكى تحارب سرقة الوقت عليك باتباع الاتى :-

حدد الاختصاص الوظيفة و كل المسئوليات التابعة للوظيفة
Copy your job description and your responsibility
حدد الأشياء الأخرى التي يجب عليك القيام بها فى الحالات العادية المنتظمة
List other thinks you have to do it in the regularly passes
حدد النقاط التى وضعتها و أسال نفسك ما هى النقاط التى يجب ان تقوم بها و التى من المستحب القيام بها
يوميا ضع لنفسك كل ما سوف تقوم بأدائه خلال اليوم
قم بترقيم هذه الأعمال حسب أهميتها
Organize this tasks in daily passes
يجب ان يكون لديك خبرة عمل بالتاريخ و كل الأعمال كلا حسب متطلباته أسبوعيا / شهريا keep a calendar و إذا كان هناك اجتماع – يجب ان تضع نقاط الاجتماع و مراجعتها قبل الاجتماع بوقت كافي
You should take the points you have to talk about during this meeting
فى عملك العادي و اليومي لا تنسى قسط الراحة و الغذاء الجيد خاصة اذا كان بعيدا عن محيط العمل
التفويض فى العمل من أساسيات إدارة الوقت و لها باب منفصل سوف نتحدث عنه
أخيرا فان إدارة الوقت معناها الاستغلال الأمثل لساعات العمل و العاملين بهدف رفع إنتاجية الفرد العامل / و المدير على حد سواء .




Stop the clock

TIME MANAGEMENT
STOP THE CLOCK

DELEGATING THE RIGHT WAY .
ان أهم المراحل الإدارية هي مرحلة التفويض السليم للآخرين لان الإنسان مهما كانت كفاءته لن يستطيع ان يقوم بعمل كل شئ بنفسه لذلك يجب عمل التفويض للآخرين في أداء بعض الأعمال أدارتها من اجل إنجاح العملية الإدارية فى الوقت المطلوب و بالشكل الصحيح و بالميزانية المحددة و حسب التوقعات
أن عملية التفويض تعمل على مضاعفة الإنتاجية بالنسبة للإدارة ( مدير / موظف ).
DELEGATION INCREASE PRODUCTIVITY FOR BOTH MANAGER & STAFF .

* يوجد فى بعض الإدارات اعتراض قأئدها على عملية التفويض وذلك يرجع الى الأسباب التالية :-
1. الاعتقاد بأن الآخرين ليس لديهم الخبرة الكافية لاداء هذه الأعمال .
2. ان العاملين تحت أدارته لديهم أعمال كثيرة و لا يريد تحمليهم أعمال أخرى .
3. بعض المديرين يعتقد انه افضل شخص فى القيام بالمهام من حيث السرعة و الدقة .
4. البعض الأخر يغشى خطا الموظف نظرا لان المدير هو المحاسب الاول .

* هذه الأسباب تعتبر أسباب خاطئة بنسبة 100% لأننا إذا تعرفنا على الأسلوب الأمثل لعملية التفويض فأننا لن نتعرض لهذا الاعتقاد الخاطئ .


v توجد أربع خطوات أساسية لعمل تفويض سليم .
v THE FOUR STEPS OF DELEGATION .


1. DETERMINE WHAT TO DELEGATE .
2. IDENTIFY PERSON BEST QUALIFIED .
3. DELEGATE THE WORK .
4. CONTROLLING THE DELEGATE WORK .
5. EVALUATE THE DELEGATION .

يجب أن تكون عملية التفويض خاضعة لنظام معين و لا يعتمد على خبرة المدير فقط ويجب طرح هذا السؤال قبل عملية التفويض هل هذا التفويض سوف يساعدني في الاستغلال الأمثل للوقت ؟؟ وهل هذا سوف يؤدى إلى أداء العمل بطريقة افضل ؟؟ ...... أم لا ؟

Step # 1
Determine what to delegate
تحديد المهام التي تفوض فيها

عند تحديد المهام التى تفوض فيها العاملين لديك يجب ان تراعى ان هذه المهام لن تؤدى الى أخطاء كبيرة او انحرافات بالغة الخطورة اذا ما تم التفويض فيها بطريقة خاطئة .
ان يكون هذا التفويض لا يمثل أساسيات فى العملية الإدارية التابعة لاختصاصك الوظيفي .
ان المهام المفوض فيها لا تمثل عبأ كبير على من سوف يقوم بالعمل المفوض اليه .


STEP #2
Identify person best qualified
تحديد الشخص الصالح للتفويض

يجب أن يكون أداء العمل النابع من الاختصاص الوظيفي هو الأساس و المسئولية الأولى له و التفويض هو الاستثناء ولذلك يجب الاختيار و التدقيق فى اختيار الشخص المفوض إليه .
يبنى اختيار الشخص على تاريخه السابق / ومدى تعامله مع الأمور و القدرة على التصرف و اكتمال الكفاءة فى الأداء .
يستحسن اختيار الأشخاص اللذين هم مرشحون لوظائف إدارية أعلى .



STEP #3
Delegate the work
تفويض العمل


حدد الأعمال المطلوبة للتفويض على ان تكون المهام ( محددة / واضحة ) .
يجب نقل كل المعلومات المطلوبة للشخص المفوض .
يجب ان تكون ممكنة التنفيذ وكذلك محددة الوقت .
يجب توضيح اى استفسار او تسائل حول المهام المفوض بها للحصول على النتيجة المرجوة من التفويض.
ثم حدد إمكانية تحقيق الهدف





Achievable- Time - when-how
الوقت - كيفية التنفيذ - مكان التنفيذ – طريقة التنفيذ



Step 4 control
The delegate work


Þ للحصول على افضل النتائج يجب ان يكون الشخص المفوض قد تم تدريبه سابقا على نوعيه الأعمال
Þ يجب ان تتم السيطرة الكاملة على التفويض و ذلك عن طريق مراجعة كل

النقاط ( tasks ) و مدى صحة الأعمال التي تم التفويض فيها جزء مع توجيهه الاسئله اللازمة للتوضيح

تقييم evaluate أعمال المفوض التي قام بها مع نهاية التفويض ( الوقت اللازم لذلك )
أخيرا يجب الشكر على الأعمال التي قام بها الشخص المفوض




مما سبق يتضح لنا ان التفويض يمر بالمراحل آلاتية


Plan the delegation
Select the right persons
Express confidence
Clarify
Explain benefits ( make it clear )
Say thank you






















Effective Supervision
N
Mo'men Training Program



Introduction
مقدمة
يلعب مشرف المنطقة دورا حيويا في النهوض بالمطاعم التي تخضع لأشرافه المباشر لانه الإداري الفني المباشر لعملية التشغيل بالمعنى العام و الشامل للعملية التشغلية نفسها – و يندرج في التصنيف الإداري إلى الإدارة الإشرافية – هذه النوعية من الإدارة
تتطلب مهارات كثيرة سواء كانت مهارات شخصية أو مهارات فنية حيث أنها تتمتع بجزء ليس بسيطا بمهارات الإدارة الوسطى و العليا و فى نفس الوقت تتمتع بقسط كامل بمهارات الإدارة الإشرافية
لذلك فان النواحي الفكرية و السلوكية و الفنية تكاد تكون متقاربة التعادل و على مستوى عالي من الأداء -------!!


و هذا يدعو إلى الخوض في الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة
فما هي هذه الخصائص ؟؟؟ Area Manager / Supervisor Job Description
مشرف / مدير المنطقة :- هو الإداري المعنى بتنفيذ سياسة الشركة ( احتياجات – مواصفات ) لان المواصفات العامة
( Standards ) هي الدستور الخاص بالشركة و في حاجة إلى متابعة يومية داخل المطاعم نفسها و لن تكون المتابعة مجدية اذا كانت من داخل المكاتب الإدارية و هذه المواصفات لها احتياجات خاصة و معدات وجودة في المنتج ---- درجات حرارة معينة --- مخازن بمواصفات خاصة – عمالة مدربة – تطوير في الأداء --- قدرة في التعامل --- القدرة على التعليم
------ الخ و كلها احتياجات need يجب إن تتوافر بواسطة مشرف / مدير المنطقة


2- هو المسئول عن تحقيق الميزانية budget للمطاعم الخاضعة لإشرافه و ذلك من خلال وضع الأهداف الخاصة ببناء
المبيعات Sales Building و المتابعة مع مديري المطاعم suggestive-catering-L.S.M – side order up selling
3-مسئول عن تنفيذ النظام system الخاص بالشركة – خصائص وظيفية – مواعيد الفتح / الإغلاق - الحضور / الانصراف – المكافاءت – الجزاءات – ساعات العمل – التعامل مع الجهات الحكومية ------- الخ
4 --تطوير وتدريب فريق العمل --- مشرف المنطقة هو المسئول الأساسي فى إمداد الشركة بالعناصر الفعالة لانه الإداري الأكثر احتكاكا و اختلاطا بجميع العاملين
5 - مسئول عن اختبارات و تعبين الموظفين الجدد interview
6 - مسئول مسئولية مباشرة عن جودة الخدمة quality service و ذلك بتوفير العمالة اللازمة لخدمة العملاء manpower
7 - مسئول مسئولية مباشرة عن أي انحرافات في التكاليف variances
8 - -مسئول عن السياسة الأمنية داخل المطاعم safety policies procedure و ذلك من خلال متابعة سياسة الشركة الأمنية و تنفيذ بنود الأمن و الأمان ( طفايات حريق – تامين المعدات من المخاطر – وضع المواد الكيماوية -----الخ )
9- مسئول عن متابعة و استكمال كل البيانات المطلوبة للإدارة paperwork
10 - حلقة اتصال مباشرة ما بين ألا دارة و العاملين بالمطاعم و هذا يقتضي منه شخصية إدارية قويه لتوفير الجو الإيجابي لعمل العاملين بالمطاعم عن طريق تنفيذ سياسة الحقوق و الواجبات
11 - و أخيرا هو المسئول الأول عن جودة المنتج quality products






هذه هي أهم الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة وليست كلها
فهناك العديد من متطلبات الوظيفة --------- !!!!!!!!!!
و هناك العديد من المواصفات الشخصية في شاغل هذه الوظيفة

و منها
القدرة على إدارة الآخرين
العدل في اتخاذ القرار
العمل تحت ضغط عالي
المعلومات العامة و معلومات الوظيفة
القدرة على التخطيط و المتابعة القوية
قدرة تقييم الآخرين
القدرة على حل مشاكل العاملين
المهارات الخاصة بالتسويق المحلى
المهارات الفنية
السلوكيات

ما هو الكمال أو الاستقامة ؟
What is integrity ?
If you always tell the truth . you never have to remember what you said !!!!!!!!!!!



Positive store visit الزيارة الإيجابية للمطاعم
إذا كنا قد حصرنا بعض الخصائص الوظيفة لمشرف المنطقة فان عمله الأساسي يأتي من خلال زيارات المطاعم المستمرة store visits
للمتابعة فما هى أشكال او أسباب هذه الزيارات و كيف تبدأ زيارتك للمطاعم ؟؟؟؟؟؟؟

زيارة المطاعم فى حاجة الى وضع هدفgoal فما هي شروط هذا الهدف او الأسس التي يقوم عليها الهدف
1- Achievable
2- Measurable
3- time
4- Budget
حدد قبل الزيارة لأي مطعم الهدف من الزيارة
حدد قبل الزيارة قياس الأهداف السابقة و كيفية تحقيق القياس و مواصفاته
حدد قبل الزيارة الوقت الذي سوف تستغرقه لكل مطعم و البدائل في حالة الضرورة
حدد قبل الزيارة خط السير و إذا كان هناك تكاليف لتحقيق هذا الهدف
Reason of visits
أسباب الزيارة
لزيارة المطاعم أسباب كثيرة ومتعددة و السبب الرئيسي فيها هو المتابعة . إذا نظرنا نظرة شاملة إلى الاختصاص الوظيفي المباشر لمشرف المنطقة سوف نراها تكاد تكون مطابقة إلي الاختصاصات الوظيفة لمدير المطعم ولكنها اشمل منها لأنها تتعدى المطعم الواحد . ولذلك فان الزيارة سوف تكون لمتابعة كفاءة الأداء و التقييم في نفس الوقت و صور الزيارة تتمثل فيما يأتي :-
التقييم الخاص بالمطعم
STORE EVALUATION
BETWEEN 30 MINUTES AND 2 HOURES
متابعة التدريب
training follow up
BETWEEN 45 MINUTES AND 3 HOURS
3- متابعة افتتاح المطعم
Opening setting up/ preparation
TAKE ABOUT OME HOUR
4- متابعة إغلاق المطعم
Closing - closing down procedure
TAKE ABOUT ONE HOUR
5- أثناء العمل تحت ضغط عالي
During rush hours
UNTIL END OF RUSH
6- احتياجات العاملين و تطويرهم
Manpower satisfaction performance1----2 HOURS

7- زيارة دورية بعد إغلاق المطعم
Close when NO one else around
TAKE ABOUT 15 /30 MINUTES
8- متابعة الطلبيات الكبيرة المجمعة
Catering ( L.S.M ) AS REQUARD NEED

9- متابعة المبيعات / التكاليف خاصة في وجود أي انحرافات
Follow up sales and cost control ( variance )
TAKE ABOUT 3 HOURS
10- الشكر و التقدير
Thank and appreciation TAKE ABOUT 1 HOUR

Management definition
تنظيم الوقت
مشرف المنطقة المسئول عن عدد من المطاعم من 5- 8 مطاعم يجب عليه استغلال الوقت بالشكل الأمثل أثناء زياراته للمطاعم للأهداف التي سبق الإشارة أليها و تلاحظ أن الزيارات قد تم تحديدها بالساعات للسيطرة على الوقت .
فما هو اهمية الوقت بالنسبة لنا و ما هو تعريف إدارة الوقت
لذلك يجب عليك أن تحدد الأهداف goals قبل الزيارة ثم رتب الأهداف حسب أهميتها priorities
راجع الأهداف السابقة و الوقت المستغرق في الأهداف المشابه
راجع الأعمال التي قضيت فيها وقتا طويل و كان من المفروض أن تقضى وقتا أقل
أسال نفسك هل لديك اجندة عمل – إذا كانت الإجابة بنعم فأنت إنسان منظم في الوقت و إذا كانت الإجابة لا أنت تعمل و لكن بشكل عشوائي
Managing time & planning

لنفترض أن أمامنا شهرا كاملا لتخطيطه !!!! أذن كيف تصل ألي الاستغلال الأمثل لساعات هذا الأسبوع / يوميا
ضع الأهداف التي تم الاتفاق عليها مع رئيسك المباشر
قم بتصنيف الأهداف حسب برامج الزيارة السابق الإشارة أليها
Financial goalsأهداف مالية
Strategic goals أهداف استراتيجية
أهداف تشغليه Operations goals
H . R goalsأهداف خاصة بالعمالة تشغليه
قم بوضع أولويات هذه الأهداف في التنفيذ
ضع تفاصيل لكل هدف على حدي و على سبيل المثال إذا كان نوع الأهداف تشغيله operation


أ - رفع المبيعاتincreasing sales
ب - رفع مستوى الأداء H.Q.S.C
ج - خفض التكاليف reduce costs
مراجعة P&L profit & Loss
5- ضع بداية القيام بهدف ---- وميعاد انتهائه بالمطعم ووقت مغادرة المطعم
6- التكليفات التي سوف تكلف بها المرؤوس ( مسبقا )
7- تجهيز خطة العمل مسبقا ( إذا احتاج الأمر ذلك ) action plan

لا تنسى أن تفتح الاجندة و تربط بين المطلوب إنجازه اليوم ثم قم بتفريغه في الفورمة اليومية doing list
مع نهاية اليوم راجع إنجازاتك اليومية ( ما تحقق فيها و ما لم يتحقق ) و لابد من معرفة فيما لم يتحقق لماذا ؟
إذا احتاج الأمر تعديل الاجندة أو الأهداف اليومية لا تترد و أبدا فورا في تغيرها .

Remember Time Is Money
تذكر – الوقت أموال يجب المحافظة عليه
-------------------------------
و ألان بعد أن تعرفنا على أهم الخصائص الوظيفية لمشرف المنطقة . و معنى الوقت و أهميته و كيفية إدارة الوقت . دعنا نتناول ألان الأسس السليمة للاتصال الجيد ما بين مشرف المنطقة و المديرين




أن عناصر الاتصال ثلاث مرسل – مستقبل – ومضمون الرسالة


COMMUNCAITION SKILLS
ولكل عنصر من العناصر الثلاث خصائص محدده يجب مراعاتها و العمل بها - أما عملية الاتصال نفسها فهي تعنى مخاطبة للعقول و المشاعر الإنسانية معا و هذا هو السبيل الأوحد للتنمية بصفة عامة سواء كانت للمجتمع أو الإنسان شخصيا - اجتماعا او حضاريا - فهي العملية الاجتماعية التى يتم عن طريقها ما يأتي :
تكوين العلاقات بين عناصر المجتمع سواء كان صغيرا او كبيرا
تبادل الأفكار و التجارب فيما بين أعضاء المجتمع
أحداث التغير المطلوب فى المفاهيم و المعتقدات و الآراء و السلوكيات بهدف تحقيق التنمية و التطوير

و الاتصال هو قيام رغبة أكيدة لدى الراسل في إرسال الرسالة إلى المستقبل و لذلك يجب تحديد و مراعاة العوامل المؤثرة على عملية الاتصال
1- من يقول --- دراسة طبيعة المرسل سواء كان شخصا او الشركة او منظمة و بالنسبة لنا يجب أن يكون على مستوى شخصي او مصلحة فردية
2- ماذا يقول ---- دراسة طبيعة و محتوى الرسالة للتعرف على نوع المعلومات او مادة الاتصال التي تتضمنها الرسالة
3- لمن يقول ----- لابد من معرفة طبيعة المستقبل ( المرسل أليه الرسالة ) طبيعته / ظروفه / الوقت المناسب
لماذا يقول ----- تعنى دراسة الهدف من الاتصال و التأثيرات المرغوب أحداثها في الطرف الأخر المستقبل
المناخ الاتصالي : وينقسم الي متي للوقت أين للمكان و ينقسم إلي




متى يتم الاتصال و تعنى التوقيت المناسب اين يتم الاتصال آي المكان المناسب للاتصال


عناصر الاتصال :-
للاتصال عناصر ثلاث هي
1- المرسل 2- المستقبل 3- الرسالة نفسها

خصائص المرسل



المرسل له خصائص يتميز بها الإنسان من مرسل ناجح و آخر فاشل في إرسال الرسالة أو المعلومة المطلوبة لذلك فان خصائص الراسل يجب ان تتركز فى الصفات آلاتية :-
1- له هدف معين من الاتصال 2- يعرف مضمون الرسالة
3- يعرف تحديدا لمن يوجهها 4- يعرف طريقة توصيل الرسالة
5- يفهم جيدا شخصية وظروف مستقبل الرسالة
6- يحرص على التأكد من وصول الرسالة واضحة و مفهومة بالصورة التي يرغبها



أما الخصائص الشخصية في المرسل يجب أن يكون :-
على قناعة تامة بالرسالة التي ينوى إرسالها
أن يتحلى بالصدق
أن يتمتع بالثقة الكاملة و عدم سابقة الخداع او الكذب المتعمد
أن يتحدث باللغة التي يفهمها مستقبل رسالته مستخدما كافة التعبيرات و الألفاظ المتداولة
أن تكون لدية القدرة على إقناع الآخرين وانه متفهم وليس غريب عليهم
قدرة الإرسال و الاستقبال في نفس الوقت .
الاحترام الكامل بين طرفي الاتصال .



خصائص المستقبل

أما عن المستقبل فان هناك عوامل كثيرة تلعب دورا أساسيا فى تلقى الرسالة تتمثل فى :-
الاستعداد النفسي للمستقبل في ذلك الوقت
موقف المستقبل من مضمون الرسالة و فحواها
الجانب الذي يتحيز له المستقبل ( مؤيد / متحمس / محايد / غير مبالى / معارضة )
الطبيعة الشخصية للمستقبل .

و الطبيعة الشخصية للمستقبل تحدد شكل الوسيلة – فقد تكون الوسيلة رمزية رمزية فقط
وهناك من يستطيع استقبال الرسالة إذا كانت شفوية فقط
فما هي أنواع وسائل الاتصال الأساسية

أنواع الاتصال الأساسية



سماعي قراءة كتابة لفظي
Verbal written reading listening
45 % 9% 16 % 30 %



حاول استخدام هذه الوسائل في الاتصال مع الغير أو أفضلها بناءا على شخصية و قدرة المستقبل

اهمية الإنصات كأهم وسيلة من وسائل الاتصال
إذا كان الإنصات يمثل نسبة 45% من توصيل الرسالة ؛ فأن الإنصات له عوامل كثيرة مكملة لأبد من الأخذ بها ووضعها في الاعتبار أثناء الإرسال .

الفرق بين الاستماع / و الإنصات
الاستماع :-
قاصر على استقبال الرسالة عضويا عن طريق إحدى الحواس العضوية آو بعضها
( كالإحساس – الشم – النظر – الاستماع – التذوق ) و نحن في حياتنا اليومية تأتى ألينا أصوات و نرى أشياء و نحسها دون رغبه حقيقية في استقبال هذه الرسائل الاتصالية مثال ذلك صوت البائع او صوت المكيف --------- الخ مناظر معلقة على حوائط أو في أماكن عامة ----- إعلانات غير مرغوبة ---- الخ.
أما الإنصات :-
فهو محاولة الاستماع الجيد عن طريق أعمال العقل بكامل طاقته في كل ما تم استقباله بمعرفة الحواس المستقبلية بهدف الفهم و التحليل وهذا ما نطلق علية مهارات الاستماع لدي الغير.

مهارات الاستماع الجيد EFFECTIVE LISTENING
E التوقف عن الكلام . E STOP TALKING.
­ الاهتمام و التركيز. ­ PAY ATTENTION. ? الاتصال بالعين . ?EYE CONTACT. ¯ استخدام لغة الجسم . ¯USE BODY LANGUAGE.
I إعطاء سؤال للتوضيح . I ASK QUESTION
o كن واضحا . oBE CLEAR. { أعطى فكرة خلفيه . {GIVE FEED BACK . q الشكر . qTHANK.

هذه هي أهم المهارات الواجب أتباعها لتحقيق الهدف من الاستماع الجيد وتوصيل الرسالة بالشكل المطلوب
ألان دعنا نتناول خصائص الرسالة نفسها والطريقة المثلي لتوصيلها الي الآخرين
خصائص الرسالة

أما العنصر الثالث فى الاتصال الجيد فهو موضوع الرسالة نفسها التي تحتوي علي المضمون من قيم الاتصال منذ أن كان الاتصال عبارة فكرة لدي الراسل وقد تحولت الي رغبة وتم ترجمة هذه الرغبة مضمون الرسالة.


ولذالك فأن الرسالة عبارة عن فكرة أو هدف يتكون لدى المرسل رغبة منه فى توصيلها الى عقول الآخرين ؛وعندما تبدأ الفكرة فأن المرسل يقوم بتنظيمها وترتيبها حتى تصبح صالحة للنقل ، وهذا ما يجب أن يتحدد قبل زيارة المطاعم وحدد الرسالة المطلوبة توصيلها للآخرين .

أنواع الرسائل
هناك عدة أنواع من الرسائل وكل رسالة لها خصائصها وهدفها .
الرسائل




* خبرية * رأى * معلومة * قيمة * الآمرة

أولا الرسالة الخبرية :-
خصائصها وأهدافها :-
1. توصيل الخبر إلى المعنيين به .
2. دفعهم الى التصرف بطريقة معينة .
3. تغيير عادات او سلوكيات .
4. اتخاذ تدابير معينة .
5. تعتمد اعتمادا كاملا على الصدق او الكذب .
ثانيا رسالة الرأي :-
خصائصها وأهدافها :-
تعبر عن رأى او وجهة نظر المرسل ، وتقدم بهدف تأيدها او اتباعها .
تتطلب مهارة عالية جدا من المرسل عند نقلها الى المستقبلين وألا فأن الفشل سوف يكون حليف المرسل .
ثالثا رسالة المعلومة :-
ý المعلومة لا تكون بهذا الوصف آلا إذا كانت قد تعارف عليها الآخرين و آخذت الموافقة على شكلها ومضمونها ؛ ومعيارها لدى الآخرين ( صحيحة – غير صحيحة – معروفة ).
رابعا رسالة القيمة :-
ý وهى التي تتضمن حكما عاما على أشياء أو أفعال في صورة تقيم للفعل ؛ هل هو سليم ام لا - هل هو مرغوب أم لا - هل هو خير أم شر . ...... الخ .
خامسا الرسالة الآمرة :-
ý هي تلك الرسالة التي تتضمن توجيهات وتعليمات معينة بعمل أو الامتناع عن عمل ؛والرسالة الآمرة مفادها فعل أو توقف عن فعل بما يتطابق معها وفى نفس اتجاهها .



YOU AS A SUPERVISOR
مشرف المنطقة معنى بالأشراف على عدد معين من المطاعم و مطلوب منه تحقيق الحد الأدنى المطلوب للعملية التشغلية عن طريق الإرشاد و القيادة السليمة و لن يتحقق ذلك آلا إذا توافرت لدى المشرف الأسس العامة للقيادة LEADER SHIP .

و المشرف بصفة عامة يجب ان يكون لديه القدرة على اكتشاف المهارات
1- البشرية people skills
2- المهارات الاستيعابية conceptual silks
و القدرة على التصور و التخيل و مشرف المنطقة يجب ان يكون على قدر كبير من الخبرة فى اتباع أساليب التعامل مع الآخرين و ذلك بسبب تعاملاته مع عينات مختلفة من البشر .

مديرين مطاعم Management
العملاء GUSET
المشرفين الآخرين OTHER SUPERVISOR
الموردين SUPPLIERS
جهات حكومية GOVERNMENT
قوانين منظمة REGULATIONS
موظفين EMPLOYEE
اتحاد العاملين (جمعيات / تأمنيات ) LABOR UNIONS


هذه الفئات المختلفة من البشر تحتاج إلى مهارات عامة لكل فئة على حدي و نظرا إلى أن العملية التشغليه الإشرافية تختلف عن العملية الإنتاجية المباشرة فانه في حاجة إلى شرح و بيان الأسس الإنتاجية المباشرة للآخرين و بيان
Þ ما هي MISSION STATEMENT و كيفية تحقيقها عن طريق
القيادة السليمة
التقارير الدورية و التحاليل المطلوبة
الكتابة ( التسجيل ) و تشمل التعليمات – الخطوات – التوجيهات – التخطيط – المتابعة 00000 الخ

مما سبق يتضح لنا ان مشرف المنطقة عليه

3- الإدارة السليمة MANAGEMENT
4- مساعدة الآخرين في تحقيق الهدف أو المهمة MISSION
5- التأكد من أن كل فرد يؤدى ما علية تماما job responsibility
6- الحكمة في التصرفات – العدل – التصرفات المعقولة – أسلوب التحدث human begin & relation ship
7- طريقة توجيه التعليمات ( دائما حاول ان تكون الطريقة إيجابية و دائما تذكر هذه العبارة Work instructions

( سوف نقوم بعمل كذا و كذا سويا )


…المواصفات الشخصية لمشرف المنطقة

الشخصية personality
المظهر العام appearance
الأسلوب المهذب manners
الفلسفة الأدبية علم الأخلاق ethics
التعاطف مع الآخرين و احترام الذات self esteem
الالتزام بالمواصفات الشخصية الخاصة بالعاملين من _ شعر الوجه – النظافة الشخصية ) personal grooming
الثقة بالنفس فى القدرة على الفعل I Can do it
كيف تؤدى عملك بنجاح ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

لكى تكون مشرف منطقة ناجح يجب ان تتبع الأسس الإدارية العامة

التخطيط planning
التنظيم organization
القيادة leading
التحكم controlling
و للتحكم السليمÏ

Controlling

Review standard time to time


يجب مراعاة مراجعة المواصفات من وقت الى أخر
عدد 3 ساعات أسبوعيا للعمل على المعدات و بين العاملين في المطبخ و الخط الأمامي
جمع او حصر كل التعليمات الخاصة بالمواصفات gather information
دائما قارن بين المواصفات compare
و ما يتم اتباعه فعليا بالمطاعم لكي تتجنب الاجتهادات الشخصية التي دائما ما تتعارض مع أل standard ووضع حد فاصل لأي خلاف في التشغيل .


و تأكد من ان العملية التشغلية تتم بنفس الأسلوب في جميع المطاعم

اتخذ القرار المناسب لتعديل اى خطاء فورا Take Action
تأكد من أن تعليمات سوف تتخذها يتم اتباعها بدقة و تم تعديل الخطاء Decide That The Action Work






Time management

What is the time
من المعروف ان الوقت = نقود و مشرف المنطقة عليه مساعدة الآخرين فى الاستغلال الأمثل للوقت كما عليه تنظيم الوقت لاستغلاله الاستغلال الأمثل فى العملية الإشرافية.

و نحن فى حياتنا العادية لا نفقد الوقت فحسب بل ان الوقت يتم سرقته و هذا ما يطلق عليه ) time robber ( و تتمثل سرقة الوقت فى العناصر الآتية .
المقاطعات المستمرة interruptions
المكالمات التليفونية phone calls
المماطلة و التأجيل في أداء الأعمال procrastination
الفشل فى التفويض failure to delegate
الأزمات و الشدائد التي تعترض العمل crises


و لكى تحارب سرقة الوقت عليك باتباع الاتى :-

حدد الاختصاص الوظيفة و كل المسئوليات التابعة للوظيفة
Copy your job description and your responsibility
حدد الأشياء الأخرى التي يجب عليك القيام بها فى الحالات العادية المنتظمة
List other thinks you have to do it in the regularly passes
حدد النقاط التى وضعتها و أسال نفسك ما هى النقاط التى يجب ان تقوم بها و التى من المستحب القيام بها
يوميا ضع لنفسك كل ما سوف تقوم بأدائه خلال اليوم
قم بترقيم هذه الأعمال حسب أهميتها
Organize this tasks in daily passes
يجب ان يكون لديك خبرة عمل بالتاريخ و كل الأعمال كلا حسب متطلباته أسبوعيا / شهريا keep a calendar و إذا كان هناك اجتماع – يجب ان تضع نقاط الاجتماع و مراجعتها قبل الاجتماع بوقت كافي
You should take the points you have to talk about during this meeting
فى عملك العادي و اليومي لا تنسى قسط الراحة و الغذاء الجيد خاصة اذا كان بعيدا عن محيط العمل
التفويض فى العمل من أساسيات إدارة الوقت و لها باب منفصل سوف نتحدث عنه
أخيرا فان إدارة الوقت معناها الاستغلال الأمثل لساعات العمل و العاملين بهدف رفع إنتاجية الفرد العامل / و المدير على حد سواء .




Stop the clock

TIME MANAGEMENT
STOP THE CLOCK

DELEGATING THE RIGHT WAY .
ان أهم المراحل الإدارية هي مرحلة التفويض السليم للآخرين لان الإنسان مهما كانت كفاءته لن يستطيع ان يقوم بعمل كل شئ بنفسه لذلك يجب عمل التفويض للآخرين في أداء بعض الأعمال أدارتها من اجل إنجاح العملية الإدارية فى الوقت المطلوب و با